„Im Rahmen unserer Zusammenarbeit führen wir einen zweitägigen Strategie-Workshop durch, bei dem wir mit Ihrem Team die Brand-Essentials herausarbeiten, Personas entwickeln und eine User Journey Map erstellen." Klingt nach Gründlichkeit, nach Methode, nach Tiefe. In den meisten KMU-Kontexten ist es nach Overhead. Hier erklären wir, warum — und wann Workshops wirklich Sinn machen.
Wann mehrtägige Workshops im Konzern sinnvoll sind
Um fair zu bleiben: Workshops haben ihre Berechtigung. Sie sind sinnvoll, wenn:
- Mehrere Abteilungen beteiligt sind und Konsens hergestellt werden muss. Marketing, Vertrieb, Produkt, Geschäftsführung — alle mit eigenen Vorstellungen.
- Die Brand-Identität unklar ist und erst herausgearbeitet werden muss. Neue Unternehmen, Fusions-Situationen, strategische Neuausrichtungen.
- Komplexe Produkt-Portfolios strukturiert werden müssen. Wenn Sie 50 Produktvarianten haben und nicht klar ist, welche auf der Website prominent sein sollen.
- Internationale Anforderungen geklärt werden müssen. Verschiedene Märkte, verschiedene Zielgruppen, verschiedene rechtliche Rahmen.
All diese Punkte treffen auf Konzerne und große Mittelständler mit mehreren Hundert Mitarbeitern zu. Dort sind Workshops Zeit-sparend, weil sie Abstimmungsprobleme vermeiden, die später sonst monatelang dauern würden.
Warum sie für KMU meist Overhead sind
Für ein typisches Mittelstandsunternehmen — 5 bis 50 Mitarbeiter, ein klar definiertes Angebot, ein Geschäftsführer als Entscheider — treffen fast keine der oben genannten Voraussetzungen zu. Was passiert stattdessen bei einem Workshop?
Erstens: Zeit-Kosten. Ein zweitägiger Workshop mit drei Personen aus Ihrem Unternehmen kostet Sie etwa 48 Arbeitsstunden. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 Euro sind das 2.400 Euro interne Kosten. Plus das Workshop-Honorar der Agentur (oft zwischen 1.500 und 3.000 Euro).
Zweitens: Erkenntnisgewinn-Relation. In einem zweitägigen Workshop werden oft Dinge herausgearbeitet, die der Geschäftsführer in einem 20-minütigen Gespräch direkt hätte sagen können. „Wer sind Ihre typischen Kunden?" ist keine Workshop-Frage — das weiß jeder Mittelständler ohne Moderation.
Dritttens: Ablenkung vom Tagesgeschäft. Zwei Tage Workshop bedeuten zwei Tage, in denen Ihr Team nicht für Kunden arbeitet. Für kleine Betriebe ist das oft spürbar.
Viertens: Doppelte Arbeit. Das Workshop-Ergebnis muss dann noch in ein Briefing-Dokument überführt werden. Und das Briefing-Dokument muss vom Design-Team verstanden werden. Bei jedem Übersetzungsschritt gehen Informationen verloren.
Das Ergebnis: Ein paar Tausend Euro und mehrere Tage Zeit investiert — für Informationen, die ein strukturiertes 60-Minuten-Gespräch auch geliefert hätte.
Was ein Workshop liefert, was ein gutes Briefing nicht kann
Ein Workshop hat gegenüber einem Briefing drei objektive Vorteile:
- Konsens-Bildung im Team: Wenn mehrere Entscheider beteiligt sind, sorgt der Workshop dafür, dass alle die gleichen Annahmen haben. Das ist wertvoll — aber nur, wenn es mehrere Entscheider gibt.
- Tieferes gegenseitiges Verständnis: Über zwei Tage lernt das Agentur-Team Ihr Unternehmen intensiver kennen als in einer Stunde. Das kann zu besseren Design-Entscheidungen führen — vor allem bei komplexen Branchen.
- Dokumentation mit Methodik: Ein Workshop produziert strukturierte Outputs (Personas, Journey Maps, Wireframes). Diese Dokumente können Sie auch für andere Zwecke nutzen — interne Strategie, Marketing-Planung.
Wenn diese drei Punkte für Sie wertvoll sind, lohnt sich der Workshop. Wenn nicht, ist er Overhead.
Wo wir die Grenze ziehen
Wir machen keine mehrtägigen Workshops. Unser Standard-Briefing ist 60 Minuten, in Ausnahmefällen ein zweiter Termin. Das funktioniert, weil:
- Wir haben Standard-Fragen, die die wichtigen Punkte abdecken (siehe unser Artikel zum 60-Minuten-Briefing)
- Wir haben Standard-Strukturen, die für die meisten Mittelstands-Websites funktionieren
- Wir fragen im Zweifel nach, wenn während der Umsetzung etwas unklar wird
- Wir liefern früh einen Entwurf, den Sie anfassen können — das ist oft informativer als Workshop-Diskussionen im Abstrakten
Das Ergebnis ist, dass wir in vier Wochen fertig sind, wo klassische Prozesse vier Monate brauchen — und die Endqualität ist in der Regel vergleichbar.
Welche Fragen wir im 60-Minuten-Format beantwortet bekommen
Die typischen Workshop-Fragen lassen sich in einer Stunde klären:
- Zielgruppen-Beschreibung: „Wer sind Ihre typischen Kunden?" (in 5 Minuten beantwortbar)
- Wertversprechen: „Was bieten Sie, was Wettbewerber nicht bieten?" (in 5 Minuten)
- Tonalität: „Sprechen Sie formell oder locker?" (in 2 Minuten)
- Visuelle Richtung: „Welche Websites gefallen Ihnen, welche nicht?" (in 10 Minuten mit ein paar Beispielen)
- Conversion-Ziel: „Was soll der Besucher tun?" (in 3 Minuten)
- Content-Struktur: „Welche Sektionen brauchen Sie?" (in 10 Minuten)
Das ist die eigentliche Substanz, die ein Workshop in zwei Tagen herausarbeiten würde. In einer strukturierten Stunde, mit einem vorbereiteten Kunden, ist es schneller — und nicht schlechter.
Wann ein zusätzlicher Termin doch sinnvoll ist
Es gibt Situationen, in denen auch wir mehr als eine Stunde brauchen:
- Wenn Sie unsicher sind, was Sie wollen: Wenn Sie im Briefing merken, dass Sie die Fragen nicht beantworten können, ist ein Folgetermin besser als halbherzige Antworten.
- Wenn mehrere Personen einbezogen werden müssen: Geschäftsführer und Marketingleiter haben unterschiedliche Perspektiven? Zwei Termine statt einem.
- Wenn Sie das erste Mal eine Website bauen lassen: Bei völliger Unerfahrenheit ist ein zweiter Termin oft hilfreich, um Rückfragen zu klären.
- Wenn Ihre Branche sehr spezifisch ist: Komplexe B2B-Märkte mit ungewöhnlichen Anforderungen profitieren manchmal von einem zweiten Gespräch.
In diesen Fällen bieten wir gerne einen zusätzlichen Termin — kostenlos, als Teil des Festpreises. Was wir nicht anbieten, ist ein strukturierter Workshop mit Personas, Journey Maps und Facilitated Discussions. Das ist für Mittelstands-Firmenwebsites der falsche Werkzeugkasten.
Was Sie sich vom Workshop-Verzicht ersparen
Konkret:
- 2-5 Tage Zeit Ihres Teams (für den Workshop selbst plus Vor- und Nachbereitung)
- 1.500-3.000 Euro Workshop-Honorar (Teil des Festpreises, den Sie für „Konzept" zahlen)
- Verzögerung des Projekt-Starts um zwei bis drei Wochen (bis der Workshop-Termin steht)
- Dokumentations-Overhead, der auf das eigentliche Design-Projekt draufkommt
In unseren Pauschal-Paketen ist all das nicht enthalten — und nicht nötig. Sie sparen Geld und Zeit, ohne an Qualität zu verlieren. Das ist der eigentliche Sinn hinter „unkompliziert".
